1目的
记录为各项质量活动或达到的结果提供了客观证据，是本检测中心各项质量活动的信息源，应对其建档和保管作出规定。
2适用范围
本程序对本检测中心各类记录的分类归档、保存期限、登记和保管、借阅与保密以及过期销毁等作出了具体规定，适用于检测中心各类记录的归档保存管理。
3职责
3.1记录和档案的管理工作由综合部负责，包括收集、保存和监督。
3.2各部门、各岗位人员应按各类记录归档的要求，将有关材料及时传递给综合部，以便建档保管。
3.3检验人员负责做好检验过程的原始记录，并对记录的全面、清楚、准确、及时性负责。
4记录的分类、保存期限和编号规则
4.1记录的分类：本检测中心的记录包括质量记录和技术记录两大类。
4.2各种记录的保存期限
4.2.1人员技术档案
人员技术档案由综合部负责建档，人员工作期间全程保留，在人员调离后其技术档案要再保存6年。
4.2.2仪器设备档案
由设备管理员负责建立，在设备使用时限全程保留，在设备停止使用后其设备档案再保存6年。
4.2.3对检验有重要意义的标准物质档案由综合部负责收集并建档保管，消耗性标准物质由质检部建档保管，保管期限至物质废止或耗尽。综合部应建立并保存检测中心标准物质总台账。
4.2.4检验工作记录
a)检验工作记录（受理、合同评审、合同安排、报告寄发等）由综合部保存,至少保存6年。
b）样品登记、样品处理记录、环境监控与验证记录等，综合部保存，至少保存6年。
4.2.5检验报告及原始记录
由综合部负责建档保管，普通（含工业品）的检验报告及原始记录保存6年，有失效率等级、七专、军筛、普军产品的检验报告及原始记录保存10年，宇航级产品的检验报告及原始记录保存20年。
4.2.6报告质量考核记录
包括：检验报告抽查记录、报告及时性考核记录。
由综合部保存归档，至少保存6年。
4.2.7管理体系审核与评审记录
管理体系审核记录管理评审记录、内审报告管理评审报告、不符合检验工作控制记录、纠正措施记录、预防措施记录、监督活动记录。由综合部负责存档，保管期限为6年。
4.2.8比对和验证试验记录
由综合部负责建档保存，至少保存6年。
4.2.9新扩项目评审记录
由综合部建档，长期保存。
4.2.10承检能力及分包项目一览表
由综合部整理归档、长期保存
4.2.11外部服务和供应档案
由综合部负责收集，分类保存。除各类采购物资、消耗性材料验收评价记录保存期限6年外，其余资料一般宜长期保存。
4.2.12投诉档案
由综合部归档保存，保管期限为6年。
4.3记录的索引编号规则
一般记录编号方式： 21
① ②
检验记录和报告编号方式：
BF XX XXXX
③ ④ ⑤
①：该项为年份的后两位数字，例如年的人员培训记录，这个数字为21；
②：该项为本年度中，同一类记录的流水号，例如年的人员培训记录，按培训时间先后排序，第一个培训记录为，第二个培训记录为；
③：该项为“XX检测中心”拼音首字母组成；
④：同第①项；
⑤：记录或报告的流水号，每批检验样品的检验记录和检验报告的流水号相同。
注：当一份记录由多张记录表组成时，在汇总整理以后，应在每张记录表上标明页数和总页数。
5技术记录
5.1记录内容
检验记录内容根据不同检验项目要求确定，应真实全面地反映测试的全过程，应能提供编写报告的全部数据和信息，应包括检验过程中的原始观察记录以及根据观察结果所进行的计算和计算公式，并根据这些信息应能再现检验过程。
5.1.1样品描述：应记录样品名称、状态和受检（委托）单位、型号规格、数量、样品唯一性标识、抽样及样品接收状况。
5.1.2检验依据：包含测试依据和判定依据。
a)按标准检验的应记录标准号及标准名称，按企业标准检验的应记录标准号及标准名称；
b)依据上级有关部门规定的检验细则进行检验的记录名称、编号和制定部门。
c）利用本检测中心检验大纲、检验指导书进行检验的应在首页说明栏注明其编号。
5.1.3检验项目名称及检验日期：应在每个检验项目的记录中写明项目名称及检验日期。针对检验项目中有时间节点要求的试验项目需在检验记录中明确试验的起始和结束时间。（比如电压处理试验）
5.1.4仪器设备：应记录所使用的仪器设备名称、设备唯一性编号、计量有效期。
5.1.5检验环境条件：应记录检验时的实际环境条件（如：环境温度、相对湿度、气压等）。
5.1.6试验条件：应记录必要的试品的安装方式、测试部位以及选用的负荷、压力、时间、温湿度等试验参数及选用的仪器设备参数或量程（多量程时）。
5.1.7检验结果的记录
5.1.7.1用文字表达观察结果的记录应简单、扼要、明确。若采用“√”、“×”等符号表示观察结果时，应列出这些符号的具体含义及标准中对应的有关规定。
5.1.7.2检验数据、曲线及相应的倍率或修正系数以及计算机处理结果。
5.1.8检验数据的修正、结果计算及数据表达应按有关标准规定进行。
5.1.8.1数据计算转换列在检验记录上，记录导出数据和导出结果所必须的参数(如：曲线、图表等)。
5.1.8.2应记录检验结果的计算最终值，最终值必须是经过修约的。
5.1.9试验过程概况
a)应记录试品(或样品)的检前状态、数量、预处理和制备情况（必要时），试验顺序、试验过程的变化（必要时），以及试品的试后状态（必要时）；
b）应记录试验过程及试验结果出现的异常现象、事故及处理情况。
5.1.10其它：记录中还应包括流程卡、检验报告编号、记录页码及总页码。
5.1.11主检、审核人员应在记录上（包括计算机打印和自动记录的）签字负责。
5.1.12若有分包或辅检项目应在检验记录的首页说明分包项目报告页数及承检单位或辅检报告编号、及报告记录的总页数。
5.2记录格式
5.2.1检验记录用纸的大小应给以规范。
5.2.2检验记录续页用于具体项目检验过程的记录。质检部应根据不同检验项目的要求及专业特点设计合理的表格，内容要完整，便于填写、便于报告编制，文字简明扼要，但不能引起误解。
5.3记录要求
5.3.1检验记录应在试验过程中及时记录，不允许追记。
5.3.2检验记录应用黑色水笔填写在规定的记录单上，不允许使用铅笔记录，不允许记录在其它用纸或笔记本上。当需要另行整理或誊抄时，应保留对应的原始记录。
5.3.3记录单上所列内容(除该项检验不具备的内容应用“斜线法”划去外)，均应如实详细填写，不得有引起误解的省略、简化，不得遗漏。
5.3.4填写记录字迹要清楚、易于辨认，切勿字迹潦草。字间与行间距离要适中，留有更改余地。
5.3.5记录的更改要规范，发生记录错误不得涂改，不允许使用涂改液和贴纸方法更改。只能用划改，原数据还应清晰可见，正确值得填写在旁边。对记录的所有改动应有改动人的签名或签名缩写。影响结果判定的更改必须注明更改原因。
5.3.6检验记录的文字表达准确、简明、易懂，术语、数据表示、图表符号有关标准或规范要求，要使用法定计量单位。
5.3.7所有记录签署均应使用真实姓名，不得签姓氏或代号。
5.3.8所有自动记录、曲线、图表、照片及计算机处理的数据均应与记录纸规格一致或贴在统一规格的记录纸上，较长的自动记录纸等应折叠成与其它记录纸一致。
5.3.9对字迹潦草，更改随意以及记录不规范的检验记录，其严重程度若涉及到其检验数据有效性或对其观察结果的完整性产生怀疑或认为含糊不清时，可视为无效记录，审核人员有权提出复检。
5.3.10记录首页主要内容填写说明：
5.3.10.1样品名称：按该样品的学名填写，需要填写俗名时，应填写于该学名后并加上括号以示区别。
5.3.10.2型号规格：其内容的详细程度应足以用其确认该样品。
5.3.10.3受检或委托单位：应按抽样或委托协议的有关信息详细填写。
5.3.10.4样品数量：按抽样单或委托协议书的有关信息详细填写。
5.3.10.5检验依据：按5.1.2记录。
5.3.10.6检验日期：按完成该产（样）品检验工作的起始至最终日期。
5.3.10.7必要时应记录的内容包括以下几个方面：
a）样品概况（包装、状态及可观察到的其它情况等）；
b）本检测中心检验大纲、检验指导书的编号；
c）记录页数；
d）其它：如委托方提供的需要在报告中说明的制造厂。
5.4记录的审核
5.4.1试验结果应对其记录的完整性以及计算结果的正确性进行核对，并签字负责。
5.4.2审核人员对记录有疑议或发现记录错误时，应向记录人员说明情况，对任何影响检验结果的更改均由检验人员负责。
5.5记录的归档
5.5.1检验记录包括记录送首页、续页、抽样单等方面内容。
5.5.2检验记录应与检验报告及其附件一起归档保存，检验记录归档后不得随便查阅、复印。
6档案要求
6.1归档材料应字迹工整、卷面清晰、书写规范，禁止用铅笔书写。
6.2档案应做到系统、完整和真实。
6.3档案材料归类与排列
6.3.1各档案材料按照档案材料的种类组成一个保管单位(袋、盒、夹等)。
6.3.2各档案保管单位应有封面。封面应明确以下内容：
1、记录归档
a）档案编号：
XXXX年 －检验类别－01
四位数年份 －各类不同的检验类别－流水号01，02，03………
b）档案名称：应简明准确地表示档案材料的内容；
c）起止日期：标明档案材料的起止日期，对还将陆续补充编入档案材料的，可只写起始日期；
d）资料目录：包括资料序号、资料名称；
e）保管期限：标明各类档案规定的保管期限；
f）密项：必要时注明档案材料的保密程度。
7档案的保管
7.1登记
保存的记录(档案)应有的一份登记台账(或索引)，登记每份档案的名称、档号、建档日期、保存期限等，以便查寻。
7.2补充与修改
一般档案不允许在材料上直接修改，这些材料需作修改时，应按各自修改审批程序进行。修改后补充存入修改件，原件不得抽出，以便查询材料的沿革过程。
7.3保管
7.3.1案卷应保存在专用柜内，排列要清楚，便于取放，防止损坏。
7.3.2档案的保管应有防火、防水、防虫蛀、防霉变、防盗等安全防范措施。
7.3.3定期检查档案材料完整性和保管安全情况，发现破损或散失要及时进行补救。
8借阅与保密
8.1本检测中心与质量有关的记录和档案是内部资料，未经检测中心主任批准不得外借或向外扩散。
8.2委托人所提供的资料(包括图样、样本)及委托人的检验报告、检验记录等均应为委托人严格保密，不得以任何理由向外扩散。
8.3本检测中心人员借阅记录(档案)，在不违反保密规定情况下，经档案保管负责人同意，可在现场阅读。如确需借出，要办理借阅手续，写明借阅理由，限定归还期。超期不还的档案，管理人员应负责追回。档案材料归还时，管理员应作清点，确保档案材料的完整齐全。
8.4档案材料发生丢失或泄露应视为质量事故，保管人员应及时报告检测中心主任，根据所造成的损失和影响程度提出处理意见。
8.5检验报告和委托人提供的资料不得借出，除委托人外本检测中心人员复制报告应经检测中心主任批准。
9销毁
9.1对超过保管期限的记录(档案)，每年应清理一次，由资料管理员列出清单，报请检测中心主任审批，指定专人负责销毁，严防泄密。
9.2销毁档案应作登记，综合部对超过保管期限的档案材料如何销毁应有具体明确的的规定。
10相关文件
a.ALC-QT-01《保护委托方的机密信息和所有权程序》
