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水利工程建设项目档案管理规定
第一章
总则
第一条 为加强水利工程建设项目（以下简称水利工程）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。
第二条 水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。
第四条 本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。
第二章
档案管理
第五条 水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。
第六条 各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。
第七条 项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。
第八条 勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。
第九条 工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。
第十条 水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。
第十一条 大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。
第十二条 项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。
第十三条 项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。
第三章
归档与移交要求
第十四条 水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。
第十五条 《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。
第十六条 水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
第十七条 水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T-）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T.3-）要求统一折叠。
第十八条 竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖竣工图章（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：
（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；
（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；
（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明竣工阶段和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署竣工图确认章（见附件4-2）。
第十九条 水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。
第二十条 电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T-）执行。
第二十一条 项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：
（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；
（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；
（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；
（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。
第二十二条 工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。
第二十三条 工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。
第四章
档案验收
第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。
第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。
第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。
第二十七条 水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。
档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。
第二十八条 档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。
第二十九条 档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：
（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；
（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；
（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；
（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；
（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8%，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在卷以上；
（六）验收组成员进行综合评议；
（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；
（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。
第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：
（一）工程概况。
（二）工程档案管理情况：
1、工程档案工作管理体制与管理状况
2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量
3、竣工图的编制质量与整编情况
4、工程档案的完整、准确、系统性评价
（三）存在问题及整改要求。
（四）验收结论。
（五）验收组成员签字表。
第五章
附则
第三十一条 本规定由水利部负责解释。
第三十二条 本规定自5年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建设项目档案资料管理规定》（水办[]号），同时废止。
建设工程文件归档整理规范
总则
1．0．1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。
1．0．2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。
1．0．3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。
术语
2．0．1建设工程项目(constructionproject)
经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
2．0．2单位工程(singleproject)
单位工程指具备独立施工条件，但建成后不能独立生产或产生效益的产品；对于规模较大的单位工程，可将其能形成独立使用功能的部分划分为一个子单位工程
2．0．3分部工程(subproject)
单位工程中可以独立组织施工的工程。
2．0．4建设工程文件(constructionprojectdocument)
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
2．0．5工程准备阶段文件(seedtimedocumentofaconstructionproject)
工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2．0．6监理文件(projectmanagementdocument)
监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2．0．7施工文件(constructingdocument)
施工单位在工程施工过程中形成的文件。
2．0．8竣工图(as—builddrawing)
工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。
2．0．9竣工验收文件(handingoverdocument)
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2．0．10建设工程档案(projectarchive)
在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
2．0．11案卷(file)
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2．0．12立卷(filing)
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
2．0．13归档(puttingintorecord)
文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。
基本规定
3．0．1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
3．0．2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：
1在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；
2收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；
3负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；
4收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；
5在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；
6对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程移交。
3．0．3勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
3．0．4建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
3．0．5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。
归档要求
4．1工程文件的归档范围
4．1．1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
4．1．2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。
4．2归档文件的质量要求
4．2．1归档的工程文件应为原件。
4．2．2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
4．2．3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4．2．4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。
4．2．5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
4．2．6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(mmXnmm)。图纸宜采用国家标准图幅。
4．2．7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
4．2．8所有竣工图均应加盖竣工图章。
1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
2竣工图章示例如下：[2]
3竣工图章尺寸为：50mmX80mm。
4竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
4．2．9利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
4．2．10不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/．3--89)统一折叠成A4幅面(mm×mm)，图标栏露在外面。
立卷
5．1立卷的原则和方法
5．1．1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
5．1．2一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
5．1．3卷可采用如下方法：
1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；
2工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；
3监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
4施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
5竣工图可按单位工程、专业等组卷；
6竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
5．1．4立卷过程中宜遵循下列要求：
1案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
2案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
5．2卷内文件的排列
5．2．1文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
5．2．2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
5．2．3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
5．3案卷的编目
5．3．1编制卷内文件页号应符合下列规定：
1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，
页号从“1”开始。
2页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
3成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
5．3．2卷内目录的编制应符合下列规定：
1卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。
2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
3责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
4文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
5文件题名：填写文件标题的全称。
6日期：填写文件形成的日期。
7页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
8卷内目录排列在卷内文件首页之前。
5．3．3卷内备考表的编制应符合下列规定：
1卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。
2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。
3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
5．3．4案卷封面的编制应符合下列规定：
1案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录D的要求。
2案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
3档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。
5案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
7起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
8保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见附录A。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
9密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
5．3．5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。
5．4案卷装订
5．4．1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
5．4．2装订时必须剔除金属物。
5．5卷盒、卷夹、案卷脊背
5．5．1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
1卷盒的外表尺寸为mmxmm，厚度分别为20、30、40、50mm。
2卷夹的外表尺寸为mmXmm，厚度一般为20～30mm。
3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。5．5．2案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录E。
归档
6．0．1归档应符合下列规定：
1归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见附表A。文件材料的质量符合4．2的要求。
2归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。
6．0．2归档时间应符合下列规定：
1根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
2勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
6.0．3勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。
6．0．4工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。
6．0．5勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
6．0．6凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录A的要求单独立卷归档。
验收移交
7．0．1列入城建档案馆(室)档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。
7．0．2城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：
1工程档案齐全、系统、完整；
2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；
3工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；
4竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；
5文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；
6文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
7．0．3列入城建档案馆(室)接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。
7．0．4停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。
7．0．5对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆(室)移交。
7．0．6建设单位向城建档案馆(室)移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
科学技术档案案卷构成的一般要求
1范围
本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T.3技术制图复制图的折叠方法
3术语与定义
下列术语与定义适用于本标准。
3.1
科学技术文件材料（以下简称科技文件）scientificandtechnologicalrecords
记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。
3.2
科学技术档案（以下简称科技档案）scientificandtechnologicalarchives
国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。
3.3
案卷files
由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3.4
卷内文件目录（以下简称卷内目录）inner-fileitemlist
登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
3.5
卷内备考表filenote
卷内文件状况的记录单。
3.6
档号archivalcode
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3.7
案卷目录filelist
登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。
4案卷组织
4.1组卷原则
遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。
4.2组卷要求
4.2.1案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。
4.2.2案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。
4.3组卷方法
4.3.1针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
4.3.2科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。
4.3.3成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。
4.3.4通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。
4.3.5底图以张或套为保管单位进行整理。
4.3.6产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。
4.3.7产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。
5案卷和案卷内科技文件排列
5.1科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。
5.2案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前、来文在后。
5.3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。
5.4产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。
5.5建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。
5.6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
6案卷编目
6.1卷内科技文件页号编写
6.1.1案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。
6.1.2已有页号的文件可不再重新编写页号。
6.1.3卷内目录、卷内备考表不编写页号。
6.2案卷封面编制
6.2.1案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式(封面式样见图A1。虚线内为提示项，下同）
6.2.2案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。
6.2.3立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。
6.2.4起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。
6.2.5保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。
6.2.6密级，应填写卷内科技文件的最高密级。
6.2.7档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。
全宗号，需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；
分类号，应根据本单位分类方案设定的类别号确定；
项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；
目录号，填写目录编号；
案卷号，应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。
6.3案卷脊背编制
6.3.1案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见图A2。
6.3.2案卷题名、保管期限、档号，填写方法同6.2。
6.3.3案卷脊背项目可根据需要选择填写。
6.4卷内目录编制
6.4.1卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见图A3。
6.4.2序号，应依次标注卷内文件排列顺序。
6.4.3文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。
6.4.4责任者，应填写文件形成者或第一责任者。
6.4.5文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
6.4.6日期，应填写文件形成的时间---年、月、日。
6.4.7页数，应填写每件文件总页数。
6.4.8备注，可根据实际填写需注明的情况。
6.4.8档号，填写方法同6.2.7
6.5卷内备考表编制
6.5.1卷内备考表式样见图A4。
6.5.2卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
6.5.3立卷人，应由立卷责任者签名。
6.5.4立卷日期，应填写完成立卷的时间。
6.5.5检查人，应由案卷质量审核者签名。
6.5.6检查日期，应填写案卷质量审核的时间。
6.5.7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。
6.5.8档号，填写方法同6.2.7。
6.5.9卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。
6.6案卷目录编制
6.6.1案卷目录式样见图A5。
6.6.2序号，应填写登录案卷的流水顺序号
6.6.3档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2。
6.6.4总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。
6.6.5备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
7案卷装订
7.1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。
7.2以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见图A7。档号填写方法同6.2.7，序号填写方法同6.4.2。
7.3案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T.3。破损的科技文件要应修复。
8卷盒、表格规格及其制成材料
8.1卷盒式样见图A6。
8.2卷盒规格和制成材料
8.2.1卷盒外表面规格为：mm×mm。脊背厚度可根据需要设定。
8.2.2卷盒宜采用g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。
8.3表格规格和制成材料
8.3.1案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：mm×mm。
8.3.2表格宜采用70g以上白色书写纸制作。
8.4表格字迹应清晰端正。
附录A
（规范性附录）
案卷编目式样
单位统一为mm
比例1：2
图A1案卷封面式样
D=10、20、30、40、50、60
单位统一为mm
比例1：2
图A2案卷脊背式样
单位统一为mm
比例1：2
图A3卷内目录式样
单位统一为mm
比例1：2
图A4卷内备考表式样
单位统一为mm
比例1：2
图A5案卷目录
（a）卷盒式样
D=10、20、30、40、50、60
单位统一为mm
比例1：2
图A6卷盒及其展开式样
单位统一为mm
比例1：4
（a）卷盒展开示意图
附录I
（规范性附录）
单位统一为mm
比例1：1
图A7档号章格式
